M. Ali KAYA
Üç kişinin bir araya gelerek iş konusunda fikir alışverişinde bulunmasına “toplantı” denir. İş idaresinin sadece bireysel çaba ve gayretlerle yapılmaz. İşin doğru, güzel ve verimli yapılması, iş ve ürün kalitesi fikir alışverişi, akıl alma, danışma, başkalarının yaptıkları iş ve ürünlerin gözlemlenmesi ile geliştirilebilir, daha verimli ve kaliteli hale gelir. İş ve ürün odaklı çalışmalar işin ve verimin gelişimine katkı sağlar. Bu nedenle “işe göre adam” bulma ve “işi ehline verme” sonucu işler ve işi yapacak olan kurumlar gelişir. Ama maalesef ülkemizde ve kurumlarımızda “adama iş verildiği” ve işe göre adam alma, ehliyet ve liyakat gözetilmediği için iş ve ürünlerde verim ve kalite sağlanamamaktadır.

İşlerin ve kurumların idaresi yöneticilerin yaptıkları toplantılarla sağlanır. Bu nedenle toplantı yapmayı bir sanat haline getirmeden ve toplantının kalite ve verimliliğini artırmadan işin de kalite ve verimini artırmak mümkün olmamaktadır. Kurumların ve teşkilatları idare etmenin yolu toplantıdan geçer. Toplantıya katılım olmamış veya toplantı iyi hazırlanmamışsa verimli ve sonuç alıcı olmaz. Kararların çoğunluk esasına göre alınmadığı toplantılar da faydasız toplantılardır.

Her toplantı karar amaçlı yapılmaz. Şirketlerde yöneticiler yukarıdan aşağıya ve aşağıdan yukarıya bilgi akışını sağlamak amacı ile de sık sık toplantılar düzenlerler. Bu toplantılar “Bilgi alışverişi ve sorun belirleme” amacına yöneliktir. Bunların dışında toplantılar birçok kişiye kısa süreli bilgi aktarmak, farklı görüşleri öğrenmek ve karar almak amacı ile de toplantılar düzenlenir.

Toplantılar genellikle “bilgi alışverişi yapmak, sorun belirlemek ve çözmek, bilgilendirmek, eğitim vermek, karar almak, koordinasyonu sağlamak” gibi hedefler için yapılırlar. Bu nedenle amaçlarına göre toplantılar “İş Geliştirme Toplantıları, Bilgilendirme Toplantıları, Sorun Çözme Toplantıları ve Sohbet Toplantıları” gibi çeşitli kategorilere ayrılırlar. Bunların yanında bir de “Resmî Toplantılar” vardır. Bu toplantıların en verimsiz olanı “Resmî Toplantılardır.” Çünkü bu toplantılarda dayatma vardır ve gönüllülük yoktur.

İnsan sosyal bir varlıktır. İhtiyaçlarını ancak toplum içinde ve sosyal bir çevrede, yardımlaşma kanunu ile karşılayabilir. Her ne kadar çok geniş bir toplumda yaşasa da hayatında tesir edeceği meselelerin çoğunu küçük gruplar halinde, grup içinde görüşüp karara bağlar. Kurumların ve işlerin idaresi için ise daha geniş katılımlı toplantılara ihtiyaç duyar.

Toplantıların hedefi problem çözme ve işi idare etme ve geliştirmektir. Yapılan müzakereler ve alınan kararların tamamı buna yönelik olmalıdır. İyi düzenlenmemiş ve amacına hizmet etmeyen toplantılar genellikle problem üretirler. Sorun çözemeyen bir toplantının kendisi sorun olur. Bununla beraber toplantılar faydadan hali olmaz. İyi bir yönetici olumsuzluklardan da faydalanmasını bilir. En verimsiz ve problemli toplantıları dahi tecrübeli bir idareci verimli hale getirebilir. Verimsiz toplantılar en azından bir sonraki toplantı için iyi bir veri ve tecrübe kaynağı olur.

Meselelerin pek çoğu kendi grubumuzla yüz yüze yapılan toplantılarda halledilir. Yüz yüze konuşmak, bunun dışındaki her nevi toplantıdan daha etkili, daha faydalı ve daha kısa zamanda meseleleri halletme metodudur.

Toplantılar başka insanların desteğini sağlamak, akıl ve görüş almak, kendini bir grubun üyesi olarak görmek, karşılıklı güven tazelemek, yalnızlıktan kurtulmak, üzerindeki ağır mesuliyeti hafifletmek için iş bölümü yapmak, bağlılık hissini geliştirmek ve pekiştirmek, hatta bazen de sorumluluğu başkalarına yüklemek ihtiyacı gibi sebeplerle yapılırlar.

Bir arada çalışmak her zaman toplantı yapmayı gerekli kılar. Toplantı ayrıca bir problemi en güzel şekilde ve en makul tarzda hal yoluna koymanın da yoludur. Bilhassa zamanımızda karmaşık ve girift işlerin içinden çıkmak ancak yapılan toplantılar ve fikir alışverişleri sayesinde mümkün olabilir. Zira mutlak hayır/doğru ve mutlak şer/yanlış azdır ve herkes tarafından bilinir. Bilinmeyen ve insanları aldatan hususlar mutlak hayrı ve şerri netice veren detaylardır. Detaylar içinde hayra ve şerre benzer pak çok hususlar vardır ki bunlar sonuçta insanları ve kurumları ya hayra veya şerre götürür. Çoğu zaman hayırla başlayan işlerin şerle sonuçlanması veya şer gibi görünen işlerin sonuçta hayra dönüşmesi belli bir süreç sonunda gerçekleşir. İşte bu gibi girift olan, sonucu hayırla mı şerle mi biteceği belli olmayan hususlarda makul olan ve hayra sevk edecek olan ara formüllere, fikirlere ve uygulamalara dinde “ehven-i şer” denir. İdare dilinde “maslahat” adı verilen bu ara formüle işletme dilinde ise “iyileştirme süreci” denilmektedir. İyiye, doğruya götürecek olan ara formüller ve maslahatlar ancak “toplantılarla” ortaya çıkan fikir ve kararlar sayesinde ortaya çıkar. Doğru karar akıl, zekâ, ileri görüşlülük, tecrübe ve bilgi sahibi insanların düşüncelerinde yatar. Bu da toplantılarda fikir alışverişi sonucu hayat bulur.

Grup üyelerinin grup şuurunun gelişmesi ancak aynı yerde toplanarak birlikte çalışmalarına bağlıdır. Toplantıların çoğu suyun dalgalar halinde yayılması gibi merkezden muhite doğru tesir meydana getirir. On kişinin yaptığı bir toplantı belli bir müddet sonra yüz ve bin kişinin nasıl çalışacaklarına tesir eder.

Bir kurum içindeki toplantıları ne kadar geliştirebilirseniz işbirliği yapacağınız grup çalışmalarını, aralarındaki irtibatı, grup üyelerinin moralini ve verimliliğini de o derece artırmış olursunuz.

Şayet toplantı güzel idare edilmezse verimli ve faydalı olmaz. Sonuçta amacına da ulaşmaz. Bazı toplantıların anlaşmazlıkla ve ayrılıkla sonuçlanmasının sebebi de budur.

Başarılı bir toplantının göstergesi şunlardır:

1. Toplantıya ilgi ve alakanın olması,

2. Toplantının bir kişinin hâkimiyetine dönüşmemesi,

3. Toplantının müspet bir seyir ve gelişme göstermesi,

4. Herkesin toplantıda söz alabilmesi ve fikrini hür bir şekilde ifade etmesi,

5. Beklenen sonuçlara ulaşılmış olmasıdır.