M. Ali KAYA
Tüm organizasyonlar ve bunların toplantıları ikiye ayrılır. Birincisi, dikey/hiyerarşik toplantılar. İkincisi yatay demokratik toplantılar. Hiyerarşik toplantılarda son söz daima birine, yani lidere aittir. Müdür ve personeli, patron ve idarecileri birinci nevi toplantı türünü temsil ederler. Yatay ve demokratik toplantılarda ise otorite ve karar vermek bir gruba ve grup içinde çoğunluğa aittir. Son karar ancak kurul oylaması sonucunda ortaya çıkar. Müdürler kurulu, müfettişler heyeti, demokratik meclisler ve ticaret odaları, okul aile birlikleri benzeri kuruluşlar ve komiteler böyledirler.

Ne yaptığınızı iyice düşünmeden, takip ettiğiniz yolu iyice tahlil etmeden herhangi bir konuda ileri adım atmanız ve gelişme kaydetmeniz mümkün değildir. Toplantıya katılanların ayrı görüşte olmaları gerekir. Herkes aynı şeyi düşünüyorsa veya liderin düşüncesini onaylıyorsa o insanlar düşünmüyorlar demektir. Böyle bir toplantının olmaması olmasından daha iyidir.

Toplantıda bir problemin çözümünde farklı fikirler müzakere edilerek belli görüşler etrafında düşünmeye ve fikrî enerjilerini o meseleyi çözmeye odaklamazlarsa toplantı hiçbir sonuç vermez ve neticesiz kalır. Bu nedenle verimli bir toplantı için;

1. Verimli çalışabilmek için grubun üzerinde birleştiği bir mesele olmalıdır. Yani toplantı belli bir konu için yapılmalıdır. İnsan zihni belli bir konuda belli bir süre düşünebilir. Birkaç meselenin bir anda müzakeresi dikkatleri dağıtır ve hiçbir konuda karar alınamaz. Belli bir konu dikkatler dağılmadan ve çeşitli meseleler altında ezilmeden dinç bir kafayla sonuca gidilebilir. Bir meseleye zihinleri hasretmek insana huzur ve sükûn verir ve meselenin çözümünü kolaylaştırır.

a. Toplantıda öncelikli olarak gündem tespiti yapılmalıdır.
b. Toplantıda takip edilecek usul, yol ve metot da kabul edilmiş olmalıdır.

Üyeler arasında gündem ve metot tartışması yaşanıyorsa hiçbir mesele çözülemez. Çünkü müşterek bir odak noktasına ulaşmak için grubun neyi nasıl tartışacakları konusunda anlaşmaya varmış olmaları şarttır.

2. Üyelerin metot konusunda da mutabakata varmış olmaları gerekir. Üyelerin meseleyi çözümde birleşmelerine “proses/süreç” denir. Mesele ve bulunan çözüm yolu ise “faaliyet sahasını” teşkil eder ki buna da “muhteva” adı verilir. Toplantıyı yapan grup, müşterek bir muhteva ve müşterek bir süreç üzerinde anlaşmaya varmış olmalıdır. Aksi takdirde herkes meseleyi kendi tarafına çeker ve hiçbir şey elde edilemez.

3. Dört ve beş üyeden fazla katılımın olduğu toplantılar herkese açık dengeli bir konuşma cereyanı sağlayacak, kişileri ve düşünceleri şahsî hücumlardan koruyacak bir yönetici, yani “Divan Başkanına” ihtiyaç duyar. Divan başkanı katılanları haksız hücumlardan ve şahsî sataşmalardan korur. Konuşanlara söz hakkı verir ve konuşma süresine uyulmasını sağlar.

4. Toplantının sonuna kadar toplantıya katılanların rol ve sorumlulukları ayrı ayrı açıkça belirlenmiş olmalıdır. Herkes toplantıya niçin ve hangi konuda görevli olarak katıldığını bilmelidir ve herkes her konuda konuşmamalıdır.

5. İyi bir toplantı için ayrıca iyi bir plan ve deneyimli bir divan başkanına ihtiyaç vardır. Divan başkanı toplantıyı ne kadar güzel idare eder, gündem dışı konuşmalara müsaade etmez, konuşmaların süresi dışına taşmasını önler ve konuşanları hücumlardan ve sataşmalardan korursa toplantı o derece verimli olur.

3. Divan Başkanı/ Lider Nasıl Olmalıdır?

Toplantılar ya fikir alışverişi yapmak veya bir sorunu çözmek amacıyla yapılır. Toplantıyı divan başkanı veya sekreter sevk ve idare eder. Divan başkanı da aşağıda belirlenen hususlara uyduğu ölçüde toplantı verimli olur.

1. Toplantıyı amirler idare etmemelidirler. Çünkü amire ters düşmek istemeyenler çoğunlukla bulunduğu için farklı fikir beyanından kaçınırlar. Ayrıca üyeler görüşlerini kabul ettirmek için mücadelede bulunmaları gerekir. Çoğu zaman da amiri tasdik edici olmakla sonuçlanır. Bu da toplantının amacına aykırıdır. Bir kişi ne kadar tecrübeli, ehliyetli ve kabiliyetli olursa olsun birbiri ile çatışan üç vazifeyi bir arada yapamaz. Bu nedenle bir âmirin toplantıyı tarafsız yönetmesi mümkün olmaz.

2. İdareci yerine bir “Aracı” olmalıdır. Toplantıya katılan üyelerin oyları ile seçtikleri bir “Divan Başkanı” bu görevi yürüten kişidir. Divan başkanı aşağıdaki hususlara azami dikkat etmelidir:
a. Toplantıyı yürütür ve üyelere hizmet eder,
b. Tarafsız olmalı ve hiçbir değerlendirmede bulunmamalıdır.
c. Grubun ortak bir usul ve mesele üzerinde çalışmasını sağlar.
d. Değişik yönlere kayabilen grubu inatçı ve ahenkli bir şekilde organize eder.
e. Trafik polisi gibi söz hakkı verir ve karışıklıkları önler.
f. Duruma müdahale eder, kimlerin konuşacağına karar verir ve saldırgan davranışları önler.
g. Gündem dışına çıkılmasına mani olur.
h. Tamamen tarafsızdır, görüş getirmez ve herhangi bir görüşe katılmaz.
i. Fazla konuşmalara ve gereksiz uzatmalara ve sözlere müdahil olur.

3. Yönetici en son konuşmalıdır. Divan başkanı, yani aracının vazifesi grup üyelerinin ahenkli çalışmasını sağlamak, gerek idareciyi gerekse üyeleri şahsi hücumlara maruz kalmaktan korumaktır. Aracının grubu belli bir istikamete sevk etmesine mani olmak da grup üyelerinin görevidir. Divan başkanı toplantının başında toplantı ile ilgili sınırlandırmaları açıkça belirtir ve üyelerin onayına sunar. Üyelerin de kabul ettiği bu sınırlamalara (ki bunlar toplantı süresi, konuşma süresinin ve konuşmacıların sayılarının belirlenmesi gibi hususlardır) azami ölçüde riayet eder ve etmelidir.